Kontrola
Kontrola
je souhrn organizovaných, formalizovaných a stálých nástrojů (procesů), které byly vybrány a zavedeny do užívání vedoucími zaměstnanci na všech úrovních řízení za účelem dosažení stanovených cílů a minimalizace výskytu rizika.
Základní členění kontrolních procesů spočívá v dělení na:
- Vnitřní (interní) kontrolu
- Vnější (externí) kontrolu
Každá kontrola se dá rozdělit do dílčích činností, které jsou zpravidla chápány jako fáze kontroly. U složitějších kontrolních akcí mohou být tyto fáze chápány zcela samostatně. Jejich zabezpečením a provedením mohou být pověřeni i různí pracovníci. U běžné kontroly tyto fáze splývají.
- Určení předmětu kontroly - Při určování, nebo také projektování kontroly je nutné, přinejmenším z ekonomického hlediska, respektovat některé obecné zásady. Za zcela nehospodárné lze považovat duplicitní provádění kontroly, kdy určitá oblast je kontrolována různými pracovníky, z více úrovní řízení apod. Stejně tak je třeba zvážit situace, kdy se počítá s úplnou kontrolou, tj. kontrolou všech prvků, resp. po celou dobu trvání procesu. Posoudit možnost nahradit tuto kapacitně a ekonomicky náročnou kontrolu jiným stupněm, např. namátkovou kontrolou.
-
Získání a výběr informací pro kontrolu-Zdrojem informací jsou v tomto případě především „primární informace“ – poznatky z „terénu“, získané přímým pozorováním stavu kontrolované reality. Výhodou tohoto přístupu k získávání informací je:
- zjištění skutečného obrazu kontrolovaného objektu
- operativní nařízení korigujícího zásahu
- bezprostřední kontakt a možnost interaktivní komunikace
Řídící pracovníci na vyšších úrovních (střední a top management) jsou často nuceni řadu kontrolních činností provádět studiem a posuzováním různých hlášení, zpráv, sdělení od podřízených stupňů řízení.
Tyto „sekundární informace“ zprostředkovávají obraz řízené reality a podle takto získaných poznatků manažeři často rozhodují.
-
Ověření správnosti získaných informací-Správnost každé kontrolní informace by měla být posuzována jak z hlediska věcného, tak z hlediska formálního.
K prověřování informací z věcného hlediska mohou sloužit dílčí prověření záznamů na místě, programové prostředky vylučující nelogické údaje apod.
Při prověřování formální správnosti se prověřuje např. oprávněnost podpisu, úplnost údajů, početní správnost a další.
- Hodnocení kontrolovaných procesů-Tato fáze představuje jádro kontrolních procesů. Podstatou hodnocení je srovnávání, kdy zjištěné údaje o dané realitě porovnáváme s určenými kriterii
-
Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekt V této fázi dochází k reakci na kontrolní zjištění. Závěry mohou být v podstatě trojí:
- „nech být“ – tzn. že kontrolou nebyly zjištěny žádné problémy, vývoj řízené reality je v žádoucím stavu. Žádná korigující či jiná opatření nejsou nutná; „proveď korigující opatření“ – k tomuto řešení se přistoupí v případě, kdy vývoj řízené reality se v dílčích oblastech odchyluje od žádoucího stavu, takže je třeba přijmout korigující opatření, která upraví řízenou realitu;
- „uskutečni nápravná opatření – ve všech případech, kdy jsou zjištěny problémy typu „porucha“, tj. nastala neshoda ve vývoji řízené reality oproti předpokládanému stavu (specifikaci, standardu, plánu) je třeba provést opatření k nápravě. Návrh by měl přednést kontrolovaný.
- „přijmi nové řešení“ – vyvíjí-li se řízená realita nežádoucím směrem nebo jsou-li zjištěny závažné nedostatky, je třeba přijmout nové zásadní rozhodnutí, které bude znamenat jiný směr řešení problému.
- Zpětná kontrola-Tato fáze kontroly by měla být realizována v případě, že na základě předcházející kontroly byla navržena korigující či nápravná opatření a je třeba prověřit jejich účinnost.